Praca

Jak pisać oficjalne maile?

Bez względu na rodzaj zajęcia, a więc czy pracujemy w biurze czy w domu lub też potrzebny jest nam kontakt z własną uczelnią, często potrzebujemy napisać e-maila. O tym, że natłok korespondencji może przytłaczać i w jaki sposób sobie z nim radzić, pisałem ostatnio. Teraz chętnie udzielę Ci kilku istotnych rad, jak dobrze pisać oficjalne maile i to takie, które chętnie inni przeczytają, a na odpowiedź nie trzeba czekać nazbyt długo.

Oficjalne maile muszą mieć tytuł, stąd warto rozpocząć jego pisanie właśnie od stworzenia tytułu. Dotyczy tego pierwsza wskazówka:

Tytuł powinien mówić sam za siebie

Tytuł musi być jasny i klarowny, zwierać najważniejsze słowa kluczowe, które oddadzą treść wiadomości. W ten sposób adresat może zastosować formatowanie warunkowe, co pozwoli mu na kategoryzowanie wiadomości.

Bądź zwięzły w słowach

Jeśli chodzi o służbową korespondencję, trzeba być oszczędnym w słowach. Adresat może bowiem dostawać wiele wiadomości dziennie, najłatwiej więc mu zacząć od tego, co krótkie, a więc i przyjemne.
W ten sposób szanuje się również wzajemnie swój czas. Nie jest przyjemne przedzieranie się przez gąszcz tekstu, szukając w nim sedna. Dlatego warto, by Twoje maile miały długość maksymalnie 5 zdań.

Bywa jednak, że trzeba przekazać większą ilość informacji, wówczas warto postawić na inne rozwiązania, chociażby rozmowę telefoniczną. Dobrym rozwiązaniem jest także korzystanie z załączników, na przykład w arkusza kalkulacyjnego czy pliku PDF.

1 mail, 1 sprawa

Jeśli istnieje tylko taka możliwość, jedna wiadomość powinna dotyczyć wyłącznie jednego wątku. W ten sposób łatwo posegregować wiadomości za pomocą tytułów.

Liczy się struktura wypowiedzi oraz gramatyka

Wysyłanie maila, w przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej, pozwala na podejrzenie „toku myślowego” przed jego wysłaniem. Warto więc zadbać, aby struktura maila była odpowiednia, zawierała dobre słownictwo, z pominięciem skrótów czy zapożyczeń. Choć autokorekta jest pomocna przy ortografii, tak lepiej zwrócić na nią uwagę przy pisaniu wiadomości w obcych językach.

Pisanie oficjalnych e-maili

Czy oni wszyscy muszą być na kopii (CC) tego maila?

Warto zastanowić się, czy w kolejnym mailu trzeba koniecznie dodać daną osobę na CC. Być może te informacje wcale nie są jej potrzebne, bo na przykład nie jest zaangażowana w dany projekt lub nie posiada odpowiednich materiałów.

E-mail to nie narzędzie dyskusji

Pisanie oficjalnych e-maili to prosty proces – wysyłamy, dostajemy odpowiedź, dziękujemy i… tyle! Niekiedy można też poprosić o doprecyzowanie i na tym zakończyć większość wątków.

Jeśli e-mail zapoczątkowuje dyskusje, jest to dowód, że trzeba zmienić formę komunikacji, na przykład poprzez organizację telekonferencji czy choćby wymiany informacji we wspólnym pliku. Przyśpieszy to rozwiązanie problemu i odchudzi skrzynkę pocztową.

Pisz wprost

W e-mailach nie stosujemy emotikon, stąd nie warto silić się na żarty, gdyż mogą być one po prostu niezrozumiałe bądź też odczytane jako sarkazm. Pisz więc prosto, powołując się na fakty, ozdoby zostaw na rozmowy przez telefon lub na żywo.

Ochłoń zanim odpowiesz

Zdarzają się maile, które wyprowadzają z równowagi. Choćby przez hejt czy uszczypliwe uwagi od innych. Najgorszym rozwiązaniem jest odpisanie pod wpływem emocji, gdyż żałować będziesz zapewne po 15 minutach.
Lepiej więc się zdystansować na chwilę i zająć czymś innym, dopiero później stwórz maila, którego nie będziesz się w żaden sposób wstydził.

Czas na zastanowienie

Warto niekiedy również konsultować się z samym sobą, w ten sposób pozwalając sobie na przemyślenie sprawy. W ten sposób łatwiej do wywiązywania się ze swoich obietnic, a „tak” rzeczywiście będzie oznaczało „tak”.