Zarządzanie

5 finansowych grzechów głównych popełnianych przez małe firmy

Hurraoptymizm, bałagan w księgowości czy nierozsądne inwestycje to tylko wybrane czynniki, które w połączeniu z brakiem szczęścia mogą w krótkim czasie przyczynić się do upadku młodego biznesu. Jak unikać popełniania błędów na pierwszym, tak kluczowym etapie rozwoju działalności?

Małe i średnie firmy stanowią blisko 99 proc. wszystkich przedsiębiorstw w Polsce, generując 2/3 polskiego PKB. Jednocześnie, zgodnie z wynikami raportu pt. "Startup Genome Report Extra on Premature Scaling" opracowanego przez badaczy z Uniwersytetu Stanforda i Berkeley, w ciągu pierwszych trzech lat funkcjonowania upada nawet 9 na 10 młodych biznesów. Co najczęściej prowadzi do niepowodzenia młodych przedsiębiorstw?

1. Jakoś to będzie

Oszacowanie potencjału rynkowego danej firmy jest bardzo trudnym zadaniem. Co ciekawe, większość małych przedsiębiorców, opracowując scenariusze rozwoju swojego biznesu, koncentruje się przede wszystkim na optymistycznych prognozach. Zamiast oszacować, ile realnie mogą zarobić, bazują raczej na tym jaki dochód chcieliby osiągnąć, co przekłada się na zaniżanie kosztów i zawyżanie przychodów. Prowadzi to do klasycznego błędu, czyli niewystarczającego kapitału na rozwój firmy. Jak obliczyć wysokość oszczędności, które powinniśmy zgromadzić na poczet „rozruchu” naszego biznesu? – Przede wszystkim, warto opracować budżet uwzględniający łatwe do przewidzenia koszty stałe, jak wynajem i utrzymanie biura, telefony, koszty hostingu, zobowiązania względem ZUS czy wysokość wynagrodzeń. Następnie należy zestawić do tego zakładane przychody, ale bazując przy tym na ostrożnym założeniu, czyli „mniej i później” – mówi Wojciech Kryński, współwłaściciel firmy Ground Frost, zajmującej się usługami z zakresu modelowania finansowego, a w szczególności wycenami przedsiębiorstw, wartości niematerialnych oraz instrumentów finansowych.

2. Szaleństwo inwestycji

Z jednej strony, młodzi biznesmeni popełniają standardowy błąd strategiczny, polegający na braku jakichkolwiek inwestycji, traktując je jako niepotrzebny koszt. Z drugiej strony, zgubnym zachowaniem mogą być też zbyt śmiałe posunięcia inwestycyjne, zwłaszcza jeśli angażujemy pozyskany kapitał zbyt wcześnie, nie dbając o niezbędne rezerwy finansowe. Problem ten dotyczy też przeskalowanych wydatków inwestycyjnych, gdy firma uzyskała kredyt bądź finansowanie od inwestorów i przeznacza te środki na zakupy, których nie zrobiłaby, gdyby nie spłynął na nią „deszcz pieniędzy”, a które nie są jednocześnie niezbędne do rozwoju. Biorąc pod uwagę fakt, że w początkowym okresie działalności mała firma ma często zachwianą płynność finansową, warto wstrzymać się z inwestycjami i przede wszystkim, solidnie je zaplanować. Ponadto, dobrym pomysłem jest też rozważenie alternatywnych opcji dla planowanej inwestycji, np. zamiast zakupu kosztownego sprzętu na tym etapie działalności bardziej opłacalną opcją może być jego leasing.

Organizacja w firmie

3. Dobry produkt sprzedaje się sam?

Właściciele małych firm nierzadko ignorują tak istotną kwestię jak marketing, wierząc naiwnie, że „dobry produkt sprzedaje się sam”. Jedyny wysiłek marketingowy to w bardzo wielu przypadkach założenie firmowej strony internetowej. - Obecnie w sieci funkcjonuje około 275 mln aktywnych stron internetowych. Taka mnogość pokazuje, jaka jest szansa zainteresowania się nową stroną internetową nikomu nieznanej firmy, która nie realizuje dodatkowych działań promocyjnych – mówi Wojciech Kryński z firmy Ground Frost. Z drugiej strony, częstym błędem w kontekście marketingu są też źle ukierunkowane działania reklamowe i sprzedażowe, w tym przede wszystkim nieumiejętnie dobrane do grupy docelowej narzędzia i kanały komunikacji. Aby zweryfikować skuteczność i opłacalność prowadzonych przez nas aktywności reklamowych, warto więc starannie zaplanować strategię marketingową, dokonywać pomiaru działań oraz na bieżąco je optymalizować. Tylko w ten sposób zainwestowane pieniądze nie zostaną wyrzucone w błoto.

4. Na kłopoty… karta kredytowa

Opisany wcześniej brak rezerw gotówkowych na rozwój młodego biznesu zmusza wielu przedsiębiorców do korzystania z dodatkowych opcji finansowania. Jako że zazwyczaj potrzebujemy gotówki „na już”, decydujemy się na najszybszą drogę, czyli skorzystanie z szybkiej pożyczki bądź firmowej karty kredytowej. Jednocześnie, są to też zwykle opcje wysoko oprocentowane, więc niekoniecznie najbardziej korzystne dla małego biznesu. Finansowanie zewnętrzne w postaci kredytu nie jest oczywiście niczym złym, pod warunkiem, że poza nastawieniem na jak najszybszą spłatę zobowiązań podejdziemy też rozsądnie do wyboru źródła i formy finansowania oraz częstotliwości wspierania się zewnętrznymi środkami finansowymi. Warto też zastanowić się nad alternatywnymi opcjami, jak poszukiwanie inwestora, skorzystanie z funduszy unijnych, programów rządowych, czy finansowania społecznościowego, czyli crowdfundingu.

5. Zbędny jak księgowy

Optymalizacja kosztów to podstawa do rozwoju młodego biznesu. Gorzej jednak, gdy ograniczamy koszty nieumiejętnie, ignorując tak istotne i niezbędne wydatki, jak wspomniany wcześniej marketing czy księgowość. Samodzielne zarządzanie budżetem firmowym, bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego i praktyki, często przynosi więcej szkody niż korzyści. Klasycznym błędem właściciela firmy, który jest jednocześnie jej księgowym, jest brak wyraźnego podziału pomiędzy środkami firmowymi i prywatnymi. Nie tylko utrudnia to kwestię kontroli rozliczeń oraz analizę finansów, ale również sprawia, że chętniej sięgamy po firmowy kapitał podczas prywatnych zakupów. W natłoku obowiązków związanych z prowadzeniem firmy, zaniedbujemy też często kwestie porządku w finansach i dokumentach, co może prowadzić do utrudnień w monitorowaniu oraz egzekwowaniu płatności oraz braku optymalizacji kosztów stałych. Tymczasem, dobry specjalista ds. księgowości nie tylko zadba o bieżącą kontrolę budżetu, ale dzięki znajomości zmieniających się przepisów zaproponuje dodatkowe działania optymalizujące firmowe finanse.